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商务电子邮件里的各种固定用语大全

2018-11-05 11:09

来源:沪江

作者:

  电子邮件是办公室日常工作中不可缺少的一部分,我们每天都会发邮件,而且会发好几封甚至更多。但你真的会正确地写邮件吗?从格式、结构,到语气、表达,其实有很多需要调整和改进的地方。这一期咱们就来系统地学习一下英文电子邮件的写法,对改进中文邮件的写作也同样有效哦!

  1. I am writing to

  商务电子邮件其实就像一个汉堡包,它由3个部分构成:导语(Introduction)+正文(Body)+结束语(Closing)。

  I am writing to通常出现在邮件正文的第一句,它是用来说明邮件目的最简洁的方式,毕竟,在商务电子邮件中,简洁明了是最好的美德。

  当你想请求别人帮助时,你可以这么说:

  I am writing to request a favor / I am writing to ask for advice.

  来看个例子:

  Hi Harry,

  I am writing to ask for advice, could you give me your opinion on whether we should proceed with the project we discussed yesterday?

  Regards,

  Tom

  (你好,哈里!我想寻求你的建议,关于昨天我们讨论的项目,你觉得还有继续进行的必要么?祝好!汤姆)

  2. Greeting from Beijing

  商务电子邮件、公司同事之间发送的电子邮件,开头部分要开门见山,直奔主题。不过,为了使邮件看起来友好一点,我们也会用问候语开头,比如:

  Greeting from Beijing. (我在北京问候您)

  Hello from Colors City. (来自色彩城市的问候)

  I trust you are doing well. (我相信你最近过得很好)

  I hope things are going well with you. (我希望您事事顺利)

  来看例子,

  Dear Jack,

  How is everything these day? I just transferred to Beijing branch as a marketing manager, thanks for helping me in the past year.

  Sincerely,

  Wilson

  (亲爱的杰克,你最近过得怎么样?我刚调到北京做营销经理,感谢你过去一年对我的帮助,威尔逊敬上)

  3. Best regard

  商务电子邮件的结尾会使用敬语,虽然它没有什么特殊的含义,但在邮件末尾部分却是必不可少的,就像我们平常说的“谢谢了”、“您辛苦了”等来结束邮件一样。

  如果关系比较亲密,可以用:Regards/Best Regards/Warm Regards。

  如果想显得亲切一点,可以用:Sincerely/Sincerely yours/With best regards。

  比较正式的结尾,可以用:Yours truly/Respectfully。

  来看个例子,

  Dear Roy,

  I am writing to tell you a little bit about my company and the work we do. Our company is one of the most famous health food distributors in Canada.

  Best regard,

  Lee

  (亲爱的罗伊,我想跟你介绍一下我们公司和我们所做的事情。我司是加拿大最知名的健康食品经销商之一,祝好,李。)

  4. Appreciate

  感谢是我们商务邮件中经常要做的事情。

  这种情况下我们可以用Thanks for,比如:

  Thanks for helping me with the project.

  (感谢您在这个项目上给我的帮助)

  同时,我们更可以使用appreciate,这个词听起来更加尊重人,比如:

  I appreciate the welcome you gave our president last week.

  (感谢上周您对我们董事长的款待。)

  来看个例句,

  Hello Steve,

  I was wondering if you could do me a favor. Could you send me the name and telephone number of your contact at Wilson Technologies?

  Your cooperation would be greatly appreciated.

  Sincerely,

  Jack

  (史蒂夫,你可以帮我一个忙么,你能把你在威尔逊技术公司的熟人的姓名、电话号码给我么?我将万分感谢你的合作。杰克敬上。)

  5. Wound it be possible to

  工作嘛,简单说就是互帮互助。

  在商务电子邮件中,当我们想简单请别人做一件事,可以用Could,比如:

  Could I get an extension on the schedule?

  (我可以延后一下日程么?)

  但要是请求对方给予许可或协助时,就要用Would it be possible to了(或者简单一点直接用If possible),比如:

  Would it be possible for me to get more information?

  (我可以得到更多信息么?)

  来看个例子,

  Dear Cook,

  I am sorry about the short notice, but because of an emergency meeting I need to attend, our appointment has to be changed,would it be possible to reschedule it to this Friday?

  Best regards,

  Steve

  (库克,我很抱歉因为一个紧急会议我们的会面时间需要改变,调成这周五可以么?祝好,史蒂夫)

  6. Deserve this promotion

  当合作伙伴晋升,深谙商业胡吹之道的我们当然要第一时间发邮件祝贺了。

  一般来说,这样的邮件尽量使用正式的语气,传递发自内心的真情实感,邮件内容也不宜过长。常用的祝贺语有:

  You definitely deserved this promotion.

  (这次晋升机会是你应得的。)

  I can’t think of a better person for this job.

  (没有人比你更适合那个职位。)

  Congratulations on your new position as a senior researcher.

  (祝贺你晋升为高级研究员。)

  来看个例子,

  Dear Stephen,

  Congratulations on your new position as general manager of the Asian Region. With your vast experience in Asia, I can’t think of a better person to head the region.

  Warmest regards,

  John

  (史蒂芬,祝贺你晋升为亚洲区域总监,以您在亚洲地区的丰富经验,我认为没有人比你更适合这个岗位。祝好,约翰。)

  7. Continued support

  当你职务晋升时,你就要知道,这是因为肯帮你的人很多,这时你就要发邮件感谢合作伙伴的【持续帮助】了——continued support。你可以这么说:

  As always, thank you for your continued support.

  (我一如既往地感谢你对我的支持。)

  当然,你也可以继续请求他人接着支持你,比如:

  I look forward to your continued support and patronage.

  (我希望您能继续支持我。)

  来看个例子,

  Dear Jackson,

  I will be transferred to the Chicago branch as sales manager, Tom will be taking over me and he will be in touch with you soon. Your continued support will be greatly appreciated.

  Best regards,

  Jack

  (亲爱的杰克逊,我将被调到芝加哥分部做销售经理了,汤姆会接替我的工作,他会尽快联系你。感谢你对我的持续支持。祝好,杰克。)

  8. Apologize for

  如果我们工作上有了失误,或者回复对方邮件不够及时,正确的做法就是及时道歉,尽量解释清楚原因,使得对方能够接受。你可以说:

  I am sorry I could not respond sooner, you won’t believe how busy I’ve been.

  (很抱歉没有及时回复,你不会相信我一直多么忙。)

  你也可以这么说:

  I apologize for my behavior yesterday, there is no excuse for such an error.

  (我为我昨天的行为道歉,对于这种错误没有任何借口。)

  来看个例子,

  Dear Jonathan,

  Your disappointment with delayed delivery is completely understandable. We are sorry about the unexpected inconvenience to your company.

  Sincerely,

  Jack

  (亲爱的乔纳森,您对发货延误的失望心情完全可以理解,我们很抱歉给贵公司增添了意外不便。)

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