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商务英语邮件写作手把手教,别再说你不会写!

2020-02-26 10:59

来源:互联网

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  今天带大家一起来看看 【商务英语邮件写作的10条建议】 更加细化地手把手来教你~

  1. Start your email with greetings

  有很多可以放在邮件开头的称呼,但是比较标准的是以下几个:

  Dear First name + Last name

  Dear Mr. / Ms. Last name

  Dear Mr. / Ms. First name Last name

  Dear Dr. Last name

  To whom it may concern

  (当你不知道收件人是谁时,可以使用这个)

  2. Say Thank you

  如果是基于对方回复了你的邮件之后你再发送邮件的,那在邮件开头一定要记得对对方的回复表达感谢,也能给对方留下一个比较好的印象,例如:

  Thank you for your prompt reply.

  感谢您及时的回复。

  3. Be clear and precise

  无论你接下来要写的邮件内容有多复杂,一定要记住在邮件的最开头清楚说明自己的目的,这能很好地帮助对方立刻明白这封邮件的目的,并且帮助对方节省时间抓到重点,例如:

  I am contacting you as…

  我联系您是因为…

  I am writing to you in reference to/regarding…

  我写这封邮件给您是关于…

  4. Save someone’s time

  对邮件内容进行分段编辑是非常重要的。现代人的工作节奏都非常快,如果我们邮件密密麻麻一堆,会让对方找不到重点,也没有耐心看下去。所以我们需要根据自己的重点进行分段来编写内容,让邮件内容更加简单明了,最好可以使用bullet-points(项目符号),让读者阅读起来更轻松。

  5. Informal V.S. Formal

  根据你邮件的收件人,在编辑邮件内容时要注意区分使用正式用语和非正式用语,举两个例子:

  【非正式Informal】

  Can you …?

  【正式Formal】

  I was wondering if you could…?

  【非正式Informal】

  Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.

  【正式Formal】

  I am afraid I will not be available to make it that day.

  6. Everybody likes sandwiches or don’t avoid the negative

  在沟通反馈中我们经常会说一个“三明治法则”,即先表达肯定,再提出建议或批评,最后提出改进方案,并且进行鼓励和再次肯定。

  那么,如果我们需要在邮件中传递一些不好的消息或问题时,我们也需要遵循这个法则,即先给收件人提供一个中立的或者积极正面的信息,接下来开始阐述问题,并说明清楚引起问题的原因并且为什么这个问题比较重要等,最后一部分提出可能的解决方案。

  要知道,我们的目的并不是去隐藏问题,而是要让收件人看到你在积极解决问题,这在职场中是非常重要的,你的态度决定一切。

  7. The last vow

  在邮件的结尾,要记得对收件人表示感谢,例如:

  Thank you for your consideration.

  谢谢您考虑这封信的内容。

  (不同场景,有不同的翻译版本)

  Should you have any questions, please do not hesitate to contact me.

  如果您有任何问题,请及时联系我。

  I look forward to hearing from you.

  期待您的回复。

  8. Write a closing to your email

  在邮件的结尾,我们要记得写上落款,根据你和对方的关系可以选择合适的落款,例如:

  Yours sincerely, (较正式,且你知道对方的名字)

  Best regards, or Kind regards,

  (较正式,普遍用法)

  Take care, Thank you, or Have a nice day

  (不是很正式)

  9. Proofread your email

  我们一定不要忘了最后一步,在我们发送邮件之前一定要通篇再检查一遍,看看是否还有拼写或者语法错误,又或者是一些大小写的问题以及用词是否准确。检查仔细之后再发送出去。

  10. Effective practice makes perfect

  商务邮件写作不同于普通的邮件书写,一封好的商务邮件既能体现你的专业度,也能帮助你更好地开展业务,所以我们需要不断地进行有效练习,提升我们的写作水平,并让我们逐步习惯这些写作规则。

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