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当Email里出现这6种错误:你的邮件别人不回,还想秒删

2018-03-07 11:30

来源:沪江

作者:

  现代职场,越来越依赖邮件沟通了。

  但很多时候,我们常遇到这样的问题:发出去的邮件,怎么又石沉大海了?怎么总没有回复?

  最近,Fast Company 杂志就总结出:你的邮件没有得到别人及时的回复,很可能是因为你的邮件中出现了一些“破坏性的问题”,阻碍了沟通的递进和推动。

  下面我们看下《快公司》总结的“邮件常见毛病”。

  #1 邮件主题陈旧A subject line the thread has outgrown

  邮件得不到回复的“第一大杀器”莫过于:邮件主题陈旧。

  我们常在最初邮件页面上反复回复邮件,主题往往就变成 “Re: Re: Re: Tuesday?”

  这种邮件的问题是:

  很可能因为主题似曾相识,别人认为这是一封已经查看过的邮件而忽略掉。

  即使事情有了突破性进展,但陈旧的主题也不会让对方有点开的欲望。

  解决方案--

  Just amend it to reflect what you’re now writing to discuss. Don’t be afraid to change a thread’s subject line if it’s become obsolete or if you’re taking it in a new direction.

  修改主题,让别人知道你想要沟通讨论的要点。如果所讨论内容已过时,或需要改变方向,就及时改变邮件主题。

  比如,“New Idea to Engage Millennials” 这样的邮件主题肯定会比 “Re: Re: Re; Tuesday?” 让别人更想点开邮件看看是怎么回事。

  #2 邮件没有清晰要点

  Your emails don't have a clear point

  很多人写不好工作邮件的另一原因是:写邮件如同写散文,“形散神也散”,无中心思想、无明确要点。

  这种邮件中都是“车轱辘话”,写了一大堆,但逻辑混乱,想要表达的意思如深水炸弹,埋在大段大段废话背后。

  这种邮件的问题在于:

  你这是强迫收件人像做中学阅读理解题一样,要很认真阅读才能找到中心思想,无形中增加了阅读障碍。

  浪费别人宝贵的时间,破坏别人心情,让收件人对你反感。

  解决方案--

  Decide what you want your reader to learn before you hit “send.” Take what you think is your point and add the words, “I believe . . .” to the front of it and make sure it appears within your first three sentences.

  在点击“发送”前,弄清楚你到底想传达给收件人什么信息。把你的想法列为要点,并在句子前加上“I believe……”这样的表达。确保你的观点在前三句话中就展现出来。

  #3 态度生硬,没有问候语

  Skipping a greeting

  礼貌是说起来容易,做起来很难的事情。

  写邮件时,人们一开始就平铺直叙提要求,而忘记最基本的礼貌:不加问候语。

  虽然问候语不需要特别正式,但如果没有,会给人很突兀的感觉,让人觉得是被“利用”,只是一个需要做事的工具。

  而加上哪怕最简单的问候语,就能让人下意识感受到诚意。

  解决方案--

  Always start with a quick greeting. If you’re writing to multiple people, consider, “Hi team” or “Hi everyone.”

  请以简单的问候语开头。如果你这封信是写给很多人看的,可以用“Hi team”或“Hi everyone”这样的问候语。

  如果是要麻烦耗费不少时间和心力的事情、或是面对还不太熟悉的人,可以用Dear XXX 表示感谢或尊敬。

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