Formal

　　正式

　　We are happy to let you know that your article has been selected for publication.

　　我们很高兴地通知您，您的文章已被选定出版。

　　I am glad to inform you that we will be holding our annual conference in Brussels on 20 September 2014.

　　我很高兴地通知您，我们将于2014年9月20日在布鲁塞尔举行我们的年会。

　　We regret to inform you that the show has been cancelled due to bad weather conditions.

　　我们遗憾地通知您，由于天气恶劣，演出取消了。

　　We are willing to arrange another meeting with the CEO.

　　我们愿意与董事长再安排一次会晤。

　　We would be glad to send you another statement if necessary.

　　如有必要，我们将另发一份声明。

　　Please do let me know if I can be of further assistance.

　　如果我能得到进一步的帮助，请告诉我。

　　Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact us.

　　如果您需要进一步的信息/帮助，请务必与我们联系。

　　Informal

　　非正式

　　I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. (= I can’t come tomorrow.)

　　对不起，我明天去不了。(我明天不能来。)

　　I’m happy to tell you that John and I are getting married next month.

　　我很高兴地告诉你，约翰和我下个月就要结婚了。

　　Would you like me to come early and help you clear up the place?

　　你想让我早点来帮你打扫这个地方吗?

　　How about I come and help you out?

　　我来帮助你走出困境怎么样?

　　Do you need a hand with moving the furniture?

　　你需要帮忙搬这些家具吗?

　　COMPLAINING

　　投诉

　　Formal

　　正式

　　I am writing to express my dissatisfaction with… / to complain about…

　　我写信是为了表达我对……的不满/抱怨…

　　I regret to say that I was not completely satisfied with the room you provided us.

　　很遗憾，我对你们提供的房间不太满意。

　　We regret to inform you that your payment is considerably overdue.

　　我们遗憾地通知你，你的付款逾期未付。

　　I would like to receive a full refund and compensation for the damages.

　　我希望得到全额退款和损失赔偿。

　　I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered.

　　我很想听听贵公司如何赔偿我们所遭受的损失。

　　Informal

　　非正式

　　I’m sorry to say that you’re late with the payments.

　　很抱歉，你付款迟交了。

　　I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected.

　　我希望你不会介意。我说你推荐给我们的地方没有我们想象中的那么好。

　　APOLOGIZING

　　道歉

　　Formal

　　正式

　　We would like to apologize for any inconvenience caused.

　　对于由此造成的不便，我们深表歉意。

　　Please accept our apologies for the delay.

　　对于延误，请接受我们的歉意。

　　Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused.

　　请让我们知道，我们能做什么来赔偿你造成的损失。

　　We will make sure that this will not happen again in the future.

　　我们将确保今后不会再发生这种情况。

　　I am afraid I will not be able to attend the conference.

　　恐怕我不能出席会议了。

　　Informal

　　非正式

　　I’m sorry for the trouble I caused.

　　我为我造成的麻烦感到抱歉。

　　I apologize for the delay.

　　很抱歉耽搁了您的时间。

　　I promise it won’t happen again

　　我保证不会再发生这种事了。

　　I’m sorry, but I can’t make it to the meeting.

　　对不起，我不能出席会议。

　　ATTACHING FILES

　　附加文件

　　Formal

　　正式

　　I am attaching my CV for your consideration.

　　我随信附上我的简历供您参考。

　　I am sending you the brochure as an attachment.

　　我随函附上小册子。

　　Please see the statement attached.

　　请参阅所附声明。

　　Please find attached the file you requested.

　　请附上您所要求的文件。

　　I am afraid I cannot open the file you have sent me.

　　恐怕我不能打开你寄给我的文件。

　　Could you send it again in … format?

　　您能用…格式再发送一次吗?

　　Informal

　　非正式

　　I’m attaching/sending you the holiday photos.

　　我把假日照片附在里面/寄给你。

　　Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in … format?

　　对不起，我打不开。你能用…格式再发一次吗?

　　ENDING

　　结束语

　　Formal

　　正式

　　I look forward to hearing from you.

　　我期待着你的回信。

　　I look forward to hearing when you are planning to visit our town.

　　我期待着收到你计划访问我们城镇的回信。

　　Informal

　　非正式

　　Hope to hear from you soon.

　　希望很快收到你的来信。

　　I’m looking forward to seeing you.

　　我盼望见到你。

　　CLOSING FORMULA

　　结尾词

　　Formal

　　正式

　　Yours faithfully, (when you start with Dear Sir/ Madam,)

　　您忠实的(当你开始于亲爱的先生/女士，)

　　Yours sincerely, (when you start with the name e.g. Dear Ms Collins)

　　您真诚的(当你以名字开始，例如亲爱的柯林斯女士)

　　Sincerely Yours, (AmE)

　　谨上，(美式)

　　Sincerely, (AmE)

　　真诚地，(美式)

　　Yours Truly, (AmE)

　　敬上，(美式)

　　Informal

　　非正式

　　Love,

　　爱你的，

　　Thanks,

　　感谢，

　　Take care,

　　珍重，

　　Yours,

　　你的，

　　Best regards, (semi-formal, also BR)

　　祝你好运，(半正式，同样适用于英式英语)

　　One more thing to keep in mind is that in formal correspondence contractions are rarely used, so remember to write ’I do not’ instead of ’I don’t’ or ’they cannot’ instead of ’they can’t’ and so on.

　　还有一点要记住的是，在正式信函中很少使用缩写，所以记住写全称的“我不”或“他们不能”，而不是缩写的“我不”或“他们不能”等等。